La montée en puissance de la collaboration digitale amène les entreprises à repenser en profondeur leurs différents processus de gestion. Dans ce contexte, le sujet de la signature électronique connait depuis quelques années un formidable essor notamment avec la généralisation des actes de contractualisation en ligne dans de nombreux cas d’usage : proposition commerciale, contrat de travail, documents administratifs, etc. Au regard de la criticité de ces documents, choisir une solution de signature électronique robuste et industrielle se positionne comme un impératif stratégique.
Bien évaluer son fournisseur de signature électronique
Une première chose à effectuer consiste à s’assurer que son partenaire répond bien aux standards de sécurité les plus élevés et qu’il est référencé EIDAS, un règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’UE. Par extension, il peut aussi être préférable pour une question de souveraineté et de confidentialité de sélectionner une solution française plutôt qu’une offre nord-américaine par exemple.
S’appuyer sur un partenaire de confiance tout au long de son projet
Mettre en place une signature électronique n’est pas nécessairement un projet à la portée de tous. En ce sens, il est nécessaire d’avoir un accompagnement pour conseiller le client et lui permettre de mettre en place des parcours adaptés à ses besoins et évaluer le bon niveau de signature (simple, avancée ou qualifiée) en fonction de la réglementation et du risque encouru.
Ne pas se limiter à un simple fournisseur de solutions de signature électronique
Sur ce point, il est fondamental de prendre en compte le sujet de la confiance numérique dans sa globalité et de comprendre que la signature électronique ne représente qu’une étape du processus de gestion documentaire. Par ailleurs, la gestion de l’archivage des documents signés électroniquement est un élément clé. Ainsi, opter pour un partenaire qui propose également des prestations d’archivage légales permettra de s’assurer d’une continuité de service opérée par un acteur unique.
Ces quelques éléments qui peuvent bien sûr être complétés par d’autres critères sont autant de points centraux à intégrer dans son cahier des charges pour faire les bons choix.
Par Nancy COQUELET, Responsable Avant-vente, Product Manager eTrust by Cegedim
